Nell’adottare i provvedimenti necessari per la costituzione dello sportello unico, le amministrazioni comunali dovranno tenere presente alcuni criteri di massima desumibili dalle norme in commento ed in grado di soddisfare tutti gli adempimenti richiesti allo sportello medesimo.
Essi sono: l’unicità della struttura; la possibile opzione per la gestione associata; l’attività di informazione; l’informatizzazione dell’ufficio; la dotazione del personale.
- per quanto riguarda l’unicità della struttura, è necessario che il nuovo ufficio abbia una configurazione armonica e non disarticolata e che a capo di esso sia nominato un autonomo responsabile. Infatti, pur permanendo in capo al dirigete o al responsabile del procedimento la competenza al rilascio dei vari provvedimenti riguardanti l’intervento edilizio richiesto, il responsabile dello SUE deve assicurare la puntualità degli adempimenti di volta in volta previsti dalle varie disposizione del TUE come, ad esempio, in tema di comunicazione del nome del responsabile del procedimento, di acquisizione dei pareri di altri uffici, comunali e no, di notifica dei provvedimenti all’interessato, eccetera. Per tanto lo SUE diventa una struttura di raccordo tra il cittadino e gli uffici comunali, che si aggiunge alle strutture già esistenti presso i singoli Comuni (alcuni dei quali hanno, peraltro, già in concreto avviato analoghe esperienze organizzative). Ovviamente tale configurazione è idonea a risolvere i problemi di comunicazione tra cittadino e pubblica educazione nei Comuni di grandi dimensioni, nei quali risulta senz’altro vantaggioso sollevare gli uffici a carattere squisitamente “tecnico” da adempimenti puramente amministrativi, ma potrebbe mettere in non trascurabile difficoltà i Comuni più piccoli. Questi ultimi, invero, raramente potranno dotarsi di mezzi e strutture idonei a garantire il soddisfacente funzionamento dello sportello e sarà, pertanto, fondamentale per essi affidare i compiti dello SUE ad una struttura derivante dall’associazione di più enti comunali tra loro, eventualmente presso una Comunità montana o isolana presso Unione di Comuni, o stipulando apposite convenzioni con Comuni limitrofi.
- Il principio riguardante l’attività di informazione risponde all’esigenza di fornire ai cittadini il quadro completo della normativa vigente (locale, regionale, nazionale o comunitaria e dei relativi adempimenti (anche quelli richiesti da disposizioni locali) e quindi concerne non solo i procedimenti di stretta pertinenza comunale ma anche quelli ad essi collegati, di competenza di altre amministrazioni. Nel caso di Sportello associato, la gestione del servizio di informazione concentrata presso la sede principale dello sportello stesso collegata con i singoli Comuni aderenti mediante installazione di postazioni informatizzate periferiche, con possibilità di stampa delle informazioni di interesse. In tal modo anche i piccoli Comuni potranno garantire un servizio efficiente, tendente alla massime informazione, senza doversi autonomamente provvedere di risorse umane e strumentali particolarmente onerose, che verrebbero concentrate esclusivamente nella sede dello sportello associato.
- È urgenza di approntare un ufficio unitario addetto plurime funzioni (eventualmente a servizio di più enti comunali, ed in grado di soddisfare ogni richiesta di informazione in materia edilizia impone necessariamente che venga assicurata la piena informatizzazione dell’ufficio, non solo al fine di garantire la più ampia disponibilità informativa ai cittadini (mediante il collegamento con altre banche – dati eccetera), ma anche la gestione rapida e flessibile dei procedimenti che vengono attivati presso lo Sportello. Si pensi alla facoltà di accesso alle domande presentate e allo stato del loro iter procedurale, che esige la predisposizione di un archivio informatico in cui devono essere immagazzinati i dati relativi alle domande di autorizzazione presentate al Comune ed allo stadio procedimentale in cui esse si trovano.
- Dal punto di vista del personale, la Giunta comunale può liberamente regolare gli organi, gli uffici e i modi di conferimento della titolarità dei medesimi e stabilire le responsabilità giuridiche attinenti ai singoli operatori. Ad esempio il nuovo ufficio potrebbe essere strutturato con una configurazione di staff e per garantire un adeguato sistema i informazione e la trattazione di più pratiche contemporaneamente. Inoltre se è stato creato uno sportello associato, l’organizzazione dovrà essere adeguata al tipo di servizi effettivamente richiesti dai Comuni che vi hanno aderito e potrebbe essere, ad esempio, previsto presso la sede dello sportello il coordinamento dell’ attività comune a tutti gli enti (gestione della banca – dati, rapporti con le altre amministrazioni eccetera), mentre l’effettiva trattazione delle pratiche potrebbe essere attribuita al personale in servizio presso ciascun Comune. In realtà, ogni Comune ha la massima libertà di scelta nell’articolazione del nuovo sportello, purchè, a parere di Vittorio Italia, venga individuata una figura unitaria che svolga la funzione di dirigente dell’ufficio e coordinatore di tutte le attività che fanno capo allo stesso. Il funzionario responsabile potrà essere individuato tra quelli già in servizio presso qualcuno degli enti associati o essere prescelto mediante forme di reclutamento ritenute idonee nel caso di specie ( assunzione a tempo determinato a seguito di concorso); allo stesso modo, il personale assegnato all’ufficio potrà essere individuato nell’ambito di quello già in servizio presso il Comune o i Comuni istitutivi o assunto secondo le modalità fissate ai sensi dell’articolo 91 TUEL.
